Ostrzeszów jest gminą do której zwróciliśmy się z propozycją wspólnej realizacji projektu Akademii Kompetencji Cyfrowych. Zapraszając do współpracy samorząd mieliśmy na uwadze przede wszystkim edukację seniorów. Jak się później okazało, przeszkoliliśmy zupełnie inną grupę wiekową.

Trafiliśmy do przyjaznej, otwartej gminy, która chętnie wspiera pomysły mogące przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa i wzrostu jakości życia mieszkańców. Podpisaliśmy opracowaną przez nas umowę partnerską, w której wzięliśmy na siebie znaczną część obciążeń realizacyjnych. Naszym pierwszym zadaniem było opracowanie budżetu projektu, napisanie wniosku o grant, dopilnowanie założenia subkonta i złożenia wniosku. Umowa obligowała nas również do realizacji projektu zgodnie z terminami wskazanymi w harmonogramie, w tym np. do pilnowania terminów składania przez gminę wniosków o zaliczki, bez których niemożliwe było rozpoczęcie prac, czyli zakup komputerów, promocja, zatrudnienie instruktorów.

Jako partner gminy i wykonawca projektu musieliśmy pozyskać grupę 156 uczestników, przeprowadzić nabór instruktorów z odpowiednim doświadczeniem (ponad pięćdziesiąt udokumentowanych godzin szkoleniowych), opracować zasady zatrudnienia instruktorów, dokonać wszelkich formalności związanych z ich zatrudnieniem w fundacji, przygotować dla uczestników i instruktorów dzienniki zajęć oraz listy obecności. Instruktorzy przed przystąpieniem do zajęć sami musieli przejść trening i zdać test. Z czego jako partner gminy również byliśmy rozliczani. Instruktor bez pozytywnego testu nie mógł prowadzić zajęć.

Dodatkowo konieczna była ścisła archiwizacja i udokumentowanie realizacji projektu w postaci dokumentów zgłoszeń z numerem Pesel, adresem zameldowania, wyborem tematu i miejsca w którym odbywa się nauka. Na potrzeby raportów i kontroli, każdy dokument musiał być skanowany. Oczywiście wszystkie powinny zawierać odręczne podpisy uczestników. Naszym obowiązkiem była też promocja projektu, projekt i druk plakatów, ulotek, zaproszeń, opracowanie i wydrukowanie listów do sołtysów, do domów kultury i innych lokalnych instytucji. Zobowiązaliśmy się do zorganizowania konkursu na nabycie sprzętu komputerowego i przekazania sprzętu IT końcowemu użytkownikowi.  Przy czym laptopy powinny spełniać normy zapisane w regulaminie dotacji. Zakupy odbywały się na początku pandemii COVID, a więc w momencie zaskoczenia rynku nagłym zapotrzebowaniem na laptopy dla zdalnie pracujących pracowników.

 Podstawowym wyzwaniem przy szkoleniach była z jednej strony wykwalifikowana kadra instruktorów, a z drugiej nabór odpowiednio licznej grupy uczestników. Tematy zajęć zostały z góry narzucone, mogliśmy więc zachęcać uczestników do udziału w zajęciach pt.: Rodzic w internecie, Mój biznes w sieci, Moje finanse i transakcje w sieci, Działam w sieciach społecznościowych, Tworzę własną stronę internetową, Rolnik w sieci, Kultura w sieci. Jak to już powyżej zostało wspomniane, każdy z uczestników musiał mieć ukończone 25 lat – co do dnia było sprawdzane przez organ nadzorujący realizowany za pieniądze dotacyjne projekt! Każde zajęcia musiały odbywać się w grupach nie większych niż dwanaście osób. Czas realizacji jednego tematu to dwanaście godzin lekcyjnych. Jeden uczestnik mógł brać udział tylko w jednych zajęciach tematycznych. Pamiętajmy, że uczyliśmy osoby dorosłe! Znalezienie przez nie tak dużej ilości wolnego czasu było jednak wyzwaniem. Liczyliśmy się z faktem, iż nagle, z powodów niezależnych, część zaplanowanej grupy po prostu się nie zjawi.

Podpisując umowę partnerską z Gminą Ostrzeszów musieliśmy więc pozyskać grant i przeprowadzić projekt w taki sposób, aby wywiązać się z umowy partnerskiej, nie narażając gminy na straty spowodowane np. koniecznością zwrotu dotacji. Nasze zadanie kończyło się rozliczeniem projektu, czyli zebraniem wszystkich list obecności, dzienników zajęć, kopii faktur, przygotowaniem odpowiednich opisów, statystyk i wielu szczegółów wymaganych przy rozliczaniu dotacji.