Akademia Kompetencji Cyfrowych w Mieście i Gminie Ostrzeszów

Czy w gminie liczącej ponad 23 tysiące mieszkańców można sprawnie zorganizować szkolenia wzmacniające kompetencje cyfrowe mieszkańców? Czy tego typu szkolenia są w ogóle potrzebne, szczególnie, że grupę docelową stanowią osoby w wieku od dwudziestu pięciu lat wzwyż? Część tej grupy to przecież osoby praktycznie wychowane lub dorastające z komputerami, zaznajomione z kolejnymi wersjami systemu Windows, z Wordem, Excelem i z przeglądarkami internetowymi. Komputer jest ich narzędziem pracy, często tak banalnym jak kiedyś na przykład zeszyt. Projekt, który przeprowadziliśmy wspólnie z Miastem i Gminą Ostrzeszów potwierdził jednak, iż na naukę nigdy nie jest za późno.

fot. 1. Zajęcia szkoleniowe Akademii Kompetencji Cyfrowych przeprowadzane w 2020 roku w salach szkół podstawowych w Siedlikowie oraz w Ostrzeszowie.
fot. 1. Zajęcia szkoleniowe Akademii Kompetencji Cyfrowych przeprowadzane w 2020 roku w salach szkół podstawowych w Siedlikowie oraz w Ostrzeszowie.

Opis problemu

Ostrzeszów jest gminą do której zwróciliśmy się z propozycją wspólnej realizacji projektu Akademii Kompetencji Cyfrowych. Zapraszając do współpracy samorząd mieliśmy na uwadze przede wszystkim edukację seniorów. Jak się później okazało, przeszkoliliśmy zupełnie inną grupę wiekową.

Trafiliśmy do przyjaznej, otwartej gminy, która chętnie wspiera pomysły mogące przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa i wzrostu jakości życia mieszkańców. Podpisaliśmy opracowaną przez nas umowę partnerską, w której wzięliśmy na siebie znaczną część obciążeń realizacyjnych. Naszym pierwszym zadaniem było opracowanie budżetu projektu, napisanie wniosku o grant, dopilnowanie założenia subkonta i złożenia wniosku. Umowa obligowała nas również do realizacji projektu zgodnie z terminami wskazanymi w harmonogramie, w tym np. do pilnowania terminów składania przez gminę wniosków o zaliczki, bez których niemożliwe było rozpoczęcie prac, czyli zakup komputerów, promocja, zatrudnienie instruktorów.

Jako partner gminy i wykonawca projektu musieliśmy pozyskać grupę 156 uczestników, przeprowadzić nabór instruktorów z odpowiednim doświadczeniem (ponad pięćdziesiąt udokumentowanych godzin szkoleniowych), opracować zasady zatrudnienia instruktorów, dokonać wszelkich formalności związanych z ich zatrudnieniem w fundacji, przygotować dla uczestników i instruktorów dzienniki zajęć oraz listy obecności. Instruktorzy przed przystąpieniem do zajęć sami musieli przejść trening i zdać test. Z czego jako partner gminy również byliśmy rozliczani. Instruktor bez pozytywnego testu nie mógł prowadzić zajęć.

Dodatkowo konieczna była ścisła archiwizacja i udokumentowanie realizacji projektu w postaci dokumentów zgłoszeń z numerem Pesel, adresem zameldowania, wyborem tematu i miejsca w którym odbywa się nauka. Na potrzeby raportów i kontroli, każdy dokument musiał być skanowany. Oczywiście wszystkie powinny zawierać odręczne podpisy uczestników. Naszym obowiązkiem była też promocja projektu, projekt i druk plakatów, ulotek, zaproszeń, opracowanie i wydrukowanie listów do sołtysów, do domów kultury i innych lokalnych instytucji. Zobowiązaliśmy się do zorganizowania konkursu na nabycie sprzętu komputerowego i przekazania sprzętu IT końcowemu użytkownikowi.  Przy czym laptopy powinny spełniać normy zapisane w regulaminie dotacji. Zakupy odbywały się na początku pandemii COVID, a więc w momencie zaskoczenia rynku nagłym zapotrzebowaniem na laptopy dla zdalnie pracujących pracowników.

 Podstawowym wyzwaniem przy szkoleniach była z jednej strony wykwalifikowana kadra instruktorów, a z drugiej nabór odpowiednio licznej grupy uczestników. Tematy zajęć zostały z góry narzucone, mogliśmy więc zachęcać uczestników do udziału w zajęciach pt.: Rodzic w internecie, Mój biznes w sieci, Moje finanse i transakcje w sieci, Działam w sieciach społecznościowych, Tworzę własną stronę internetową, Rolnik w sieci, Kultura w sieci. Jak to już powyżej zostało wspomniane, każdy z uczestników musiał mieć ukończone 25 lat – co do dnia było sprawdzane przez organ nadzorujący realizowany za pieniądze dotacyjne projekt! Każde zajęcia musiały odbywać się w grupach nie większych niż dwanaście osób. Czas realizacji jednego tematu to dwanaście godzin lekcyjnych. Jeden uczestnik mógł brać udział tylko w jednych zajęciach tematycznych. Pamiętajmy, że uczyliśmy osoby dorosłe! Znalezienie przez nie tak dużej ilości wolnego czasu było jednak wyzwaniem. Liczyliśmy się z faktem, iż nagle, z powodów niezależnych, część zaplanowanej grupy po prostu się nie zjawi.

Podpisując umowę partnerską z Gminą Ostrzeszów musieliśmy więc pozyskać grant i przeprowadzić projekt w taki sposób, aby wywiązać się z umowy partnerskiej, nie narażając gminy na straty spowodowane np. koniecznością zwrotu dotacji. Nasze zadanie kończyło się rozliczeniem projektu, czyli zebraniem wszystkich list obecności, dzienników zajęć, kopii faktur, przygotowaniem odpowiednich opisów, statystyk i wielu szczegółów wymaganych przy rozliczaniu dotacji.

fot. 2. Punkt zapisu na szkolenia Akademii Kompetencji Cyfrowych w Mieście i Gminie Ostrzeszów, prowadzony w Salonie Fryzjerskim de Paris w Ostrzeszowie. Plakat oraz urna na zgłoszenia zostały przygotowane przez Fundację CPR. Łącznie fundacja zapewniła siedem punktów zapisu na szkolenia
fot. 2. Punkt zapisu na szkolenia Akademii Kompetencji Cyfrowych w Mieście i Gminie Ostrzeszów, prowadzony w Salonie Fryzjerskim de Paris w Ostrzeszowie. Plakat oraz urna na zgłoszenia zostały przygotowane przez Fundację CPR. Łącznie fundacja zapewniła siedem punktów zapisu na szkolenia
fot. 3. Zajęcia szkoleniowe Akademii Kompetencji Cyfrowych przeprowadzane w 2020 roku w salach szkół podstawowych w Siedlikowie oraz w Ostrzeszowie.
fot. 3. Zajęcia szkoleniowe Akademii Kompetencji Cyfrowych przeprowadzane w 2020 roku w salach szkół podstawowych w Siedlikowie oraz w Ostrzeszowie.

Sposób działania

Komunikację projektu oparliśmy na:

Materiałach drukowanych, którymi były nie tylko plakaty i ulotki, ale również doskonale przyjęte przez mieszkańców zapisy poprzez kartki wrzucane do specjalnie przygotowanych urn (fot. 3.). Sprawdziły się specjalne pakiety informacyjne, zawierające plakat, ulotki i formularze zapisu, bezpośrednio przekazane sołtysom. Mając na uwadze wizerunek Gminy Ostrzeszów, każdy z siedmiu punktów zapisu oznaczyliśmy hasłem, iż wspierane są tu cyfrowe kompetencje mieszkańców gminy (fot. 4.). Punkty zapisu zorganizowaliśmy m.in. w Szkole Podstawowej nr 2 w Ostrzeszowie, w Spółdzielczym Banku Ludowym w Kępnie o/Ostrzeszów, w Muzeum Regionalnym, w Powiatowym Urzędzie Pracy, w Bibliotece Publicznej, a nawet w Salonie Fryzjerskim de Paris.

Informacjach zamieszczanych w mediach społecznościowych, przede wszystkim na facebooku.  Przykładem doskonałej promocji społecznościowej jest szkoła podstawowa w Siedlikowie (Gmina Ostrzeszów), posiadająca kontakty praktycznie z całą lokalną społecznością. Nasza instruktorka przeprowadziła tam siedem szkoleń dla 84 uczestników!

Marketingu relacyjnym. Były to kontakty telefoniczne z sołtysami, z dyrektorami szkół podstawowych, z przedsiębiorcami i działami HR w lokalnych firmach, z liderami opinii w sołectwach. 

E-mailingu, wysyłanym przede wszystkim do sołtysów i szkół w gminie. E-mailig spełniał raczej funkcje informacyjne, gdyż zwykle był dopełniany naszymi telefonami.

Spoiwem przeprowadzanej przez nas promocji okazały się szkoły i świadomość, iż przed rodzicami i uczniami jest nie tylko nauka zdalna (w organizacji której powinni pomóc rodzice), ale też przestawienie codziennego funkcjonowania na tryb on-line. A więc bankowość elektroniczna, profil zaufany, komunikatory, bezpieczeństwo transakcji, wirusy, cyberataki i inne kwestie, o których mieszkańcy co prawda wiedzieli, jednak dotąd nie czuli potrzeby zmierzenia się z nimi. Być może z tych powodów prawie 95 procent uczestników szkoleń to były osoby w wieku produkcyjnym. W nawale zajęć znalazły czas na wzięcie udziału w zajęciach.

Mocnym fundamentem okazała się zaproszona przez nas do projektu pani koordynator, z wykształcenia matematyczka, a zawodowo wicedyrektor szkoły. Osoba, która wychowała pokolenia uczniów, świetnie znająca podskórne relacje w gminie. Skuteczna realizacja projektu szkoleniowego to m.in. wykorzystanie „lokalnych zasobów”. Nikt tak jak „lokalsi” nie zna danego terenu i nie wie do kogo oraz w jaki sposób się zwrócić. Nie ma sensu wyważanie otwartych drzwi. Lepiej skupić się na współpracy i dobrej organizacji. Z tego też powodu zatrudniliśmy dwóch instruktorów pochodzących z Gminy Ostrzeszów. Przyjęta strategia okazała się podstawą sukcesu projektowego.

Zespół zarządzający projektem składał się ze specjalisty nadzorującego projekt z ramienia Gminy Ostrzeszów oraz z  dwóch przedstawicieli fundacji CPR. Przyjęto zasadę bieżącego i szybkiego realizowania zadań oraz jak najmniej skomplikowanej struktury zarządczej. Zarządzanie projektem opierało się na bliskiej współpracy Urzędu Gminy z fundacją, przy stałym kontakcie z instruktorami. Materiały promocyjne przygotowała fundacja CPR. Dział promocji  Urzędu Gminy pomagał w kontaktach ze skarbnikiem i z sołectwami. Jakość pracy instruktorów kontrolowała pani koordynator, posiadająca duże doświadczenie szkoleniowo-pedagogiczne. Dystrybucję plakatów i ulotek zorganizowaliśmy z pomocą szkoły, która później otrzymała laptopy projektowe. Zapisy na szkolenia zostały równomiernie rozłożone pomiędzy naszą fundację i Urząd Gminy.

Na bieżąco realizowaliśmy zarządzanie działaniami, zarządzanie ryzykiem i finansami, prowadzenie rachunkowości oraz archiwizację dokumentów.

fot. 4. Plakat zachęcający do udziału w szkoleniach, rozwieszony w Domu Kultury w Ostrzeszowie,. Wykorzystaliśmy odrywane karteczki, na których został podany numer telefonu komórkowego naszej fundacji, aby mieszkańcy Ostrzeszowa w każdej chwili mogli zadzwonić i dopytać się o szkolenia.
fot. 4. Plakat zachęcający do udziału w szkoleniach, rozwieszony w Domu Kultury w Ostrzeszowie,. Wykorzystaliśmy odrywane karteczki, na których został podany numer telefonu komórkowego naszej fundacji, aby mieszkańcy Ostrzeszowa w każdej chwili mogli zadzwonić i dopytać się o szkolenia.

Efekt

Pomimo pandemii COVID projekt Akademii Kompetencji Cyfrowych został pozytywnie oceniony przez organ nadzorczy. Przeszkoliliśmy zaplanowane 156 osób,  w tym 29 osób w wieku 25-34 lat; 33 osoby w wieku 35-43 lat; 89 osób  w wieku 44-64 lat oraz 5 osób w wieku powyżej 65 lat. Zajęcia odbywały się w szkołach podstawowych w Ostrzeszowie i w Siedlikowie. 4 grupy przeszkoliliśmy w wersji trzydniowej (3 x 4 godz. szkoleniowe), 10 grup w wersji dwudniowej (2 x 6 godzin szkoleniowych). Zwykle szkolenia odbywały się w tygodniu, natomiast godziny były różne – zarówno przed, jak i popołudniowe. Ok. 40 proc. uczestników stanowili mieszkańcy wsi, pozostali byli mieszkańcami Ostrzeszowa. Największą popularnością cieszyły się zajęcia dotyczące finansów i transakcji w sieci.

Wskaźniki planowane we wniosku grantowym zostały osiągnięte. Nie było żadnych problemów ani z dokumentacją, ani też z rozliczeniem grantu.

Podsumowanie

Więcej informacji na temat projektu można uzyskać w Gminie Ostrzeszów u pani M. Kapelańczyk, wicedyrektor Szkoły Podstawowej nr 2 im. Marii Dąbrowskiej w Ostrzeszowie, ewentualnie w naszym Centrum Przedsiębiorczości Racjonalnej u p. E. Żak, project managera.